Письменное обращение должно содержать:

• наименование и (или) адрес организации либо должность и (или) фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы лица, которым направляется обращение;
• фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина, адрес его места жительства (места пребывания) (в случае обращения юридического лица – полное наименование юридического лица и его место нахождения, фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения);
• изложение сути обращения;
• личную подпись гражданина (граждан) (в случае обращения юридического лица – личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения).

Письменные обращения излагаются на белорусском или русском языке.

Текст обращения должен поддаваться прочтению. Рукописные обращения должны быть написаны четким, разборчивым почерком. Не допускается употребление в обращениях нецензурных либо оскорбительных слов и выражений.

К письменным обращениям, подаваемым представителями заявителей, прилагаются документы, подтверждающие их полномочия.

При несоблюдении вышеуказанных требований письменное обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу.

В обращениях должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.

Требования, предъявляемые к организации личного приёма:

• предварительная запись;
• предъявление документа, удостоверяющего личность;
• во время приёма граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных ими вопросов привлекаются сотрудники соответствующих структурных подразделений организации;
• первоочередное рассмотрение вопроса в структурных подразделениях (управление кадровой работы, руководители по курируемым вопросам);
• если гражданин уже обращался с аналогичным вопросом, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы по данному вопросу.

Порядок предварительной записи на личный приём:

• на предприятии организуется личный приём граждан и представителей юридических лиц генеральным директором предприятия и его заместителями согласно утверждённому графику;
• предварительную запись на личный приём к генеральному директору и заместителям генерального директора осуществляют в журналах секретари приёмных при личном обращении заявителей, а также при их обращении по телефону (указанному в графике осуществления личного приёма граждан) или с помощью электронных средств связи;
• при устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность, а также изложить суть обращения.